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Thema Newsletter-Tool
Easy-Mailing 2.2: Newsletter- und Universal-Mailer in einem - einfach und effizient
Easy-Mailing ist ein einfach zu handhabendes Newsletter-Tool für private wie kommerzielle Mailings in HTML und Text-Format. Das Tool können Sie entweder interaktiv für Serien-Emails verwenden oder als universellen Mailer, mit dem Sie aus beliebigen Applikationen heraus Emails versenden.

 Download: Sofort ausführbares Setup (2,83 MByte) für Windows 8 / 7 / Vista / XP und frühere sowie Linux mit Wine.

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Inhaltsverzeichnis
Versionsunterschiede
Easy Mailing bieten wir Ihnen in zwei Leistungsstufen an: Eine kostenlose, jedoch funktionsbegrenzte Standard-Edition - sowie eine kommerzielle, vollfunktionelle Pro-Version. Die Unterschiede im Einzelnen:
  • Die Standard-Edition von Easy-Mailing:
    Preis: Kostenlos.
    Maximal nur 100 Zieladressen je Mailing möglich.
    Textlänge des Mailings ist auf 2.000 Zeichen begrenzt.
    Kein Filter für Namensdubletten.
    T&M-Eigenwerbung am Mailing-Textende.
  • Die kommerzielle Vollversion Easy-Mailing-Pro:
    Preis: 25,00 EUR.
    Beliebig lange Adresslisten.
    Textlänge des Mailings ist unbegrenzt.
    Automatischer Filter für Namensdubletten.
    Keine T&M-Eigenwerbung am Textende des Mailings.


Quickstart
Easy-Mailing lässt sich im Grunde genauso simple bedienen, wie ein ganz normaler Email-Client - nur mit dem Unterschied, dass man damit keine E-Mails empfangen kann. Folgende Angaben sind nötig:
  • Abs.-Name: Tragen Sie hier den klar lesbaren Absendernamen Ihres Mailings ein, zum Beispiel Ihren eigenen oder den Ihres Unternehmens.
  • Abs.-Adresse: In dieses Feld gehört die E-Mail-Adresse des zuvor genannten Absenders. Wichtig: Achten Sie auf korrekte Schreibweise, denn sonst können die Empfänger Ihres Schreiben Ihnen nicht antworten - und mache Versand-Server werden Ihr Mailing zudem zurückweisen.
  • Betreff: Wie in einem normalen Email-Programm geben Sie hier den Betreff Ihres Schreibens ein.
  • Typ: Hier legen Sie fest ob Ihre Nachricht als simpler Text verschickt wird oder im HTML-Format.
  • Nachricht: Dieses Textfeld dient zur Eingabe des Mailing-Textes. Sie können den betreffenden Text aber auch genauso gut mit einer Textverarbeitung vorbereiten und abschließend hier per Zwischenablage einfügen. Oder Sie ziehen die Datei mit Ihrem Mailingtext einfach mit der Maus in dieses Textfeld (Wichtig: Sollte dies nicht funktionieren, dann beachten Sie bitte diesen Hinweis.).
Gleiches gilt für den Fall, dass Sie eine mit HTML formatierte Nachricht versenden wollen: Sie legen Ihr Anschreiben mit Formatierungen etc. zunächst mit einem HTML-Editor an. Dann fügen den Code wie zuvor beschrieben in das Textfeld ein. HTML-Code lässt sich auch prima mit den meisten Textverarbeitungen erstellen: Schreiben und formatieren Sie Ihr Mailing wie gewünscht. Abschliessend speichern Sie das ganze aber als HTML-Datei (Siehe Speichern unter ...).
  • Anhänge: (Optional) Falls Sie mit Ihrem Mailing auch gleich einen oder mehrere Dateianhänge mitschicken wollen, so können Sie die betreffenden Dateien hier eintragen. Sie können dazu den Taster "Öffnen" und den nachfolgenden "Datei öffnen"-Dialog benutzen. Noch einfacher geht es mit der Maus: Ziehen Sie einfach die betreffenden Dateien aus dem betreffenden Ordner in die Liste. Eventuelle Dateidubletten werden von Easy-Mailing automatisch herausgefiltert.
Um einen Eintrag aus der Dateianhangliste zu löschen markieren Sie ihn zunächst mit der Maus und drücken dann einfach den rechts daneben stehenden Taster X.
  • Adressdatei: In diese Zeile tragen Sie den Pfad der Adressdatei ein. Sie können dazu auch den Taster Öffnen benutzen oder die betreffende Datei per Maus aus einem Ordner einfach in dieses Textfeld ziehen. Ein Klick auf den Taster X löscht den Adressdateieintrag. Eventuelle Namensdubletten in Ihrer Adressdatei werden von Easy-Mailing-Pro automatisch herausgefiltert, so dass keine lästigen Mehrfachaussendungen Ihr Mailing diskreditieren.
Easy-Mailing erwartet die Adressen in dieser Datei in simplen Textformat, eine Adresse pro Zeile, keine Anführungszeichen. Alle bekannten Adressbücher unterstützen dieses Format, gegebenenfalls auch als Derivat unter dem Namen kommaseparierte Werte, oder kurz csv. Ein Beispiel:
meier@yahoo.xy
mueller@mailer.yz
merzig@gmail.xy
Konfiguration des Versand-Servers
Bevor Sie Ihr erstes Mailing versenden können, müssen Sie noch den dafür vorgesehenen Versand-Server (SMTP-Server) sowie das dazugehörige Login und Passwort eintragen. Dies nur ein einziges mal nötig.
Wenn Sie für Easy-Mailing den SMTP-Server Ihres Internetzugangsproviders oder Freemail-Anbieter verwenden wollen, so steht dem nichts im Wege. Achten Sie in diesem Fall aber genau darauf, dass Sie im Feld Abs.-Adresse die Email-Adresse verwenden, unter der Sie bei Ihrem Provider bekannt sind - andernfalls wird der betreffende Server Ihre Mails möglicherweise nicht für den Versand akzeptieren.
Zurück zur Konfiguration des SMTP-Zugriffs. Alle Angaben können direkt aus den Kontoeigenschaften Ihres Email-Clients übernommen werden:
  • Server: Hier muss der Name des SMTP-Servers eingetragen werden. Easy.Mailing benutzt den Standard-Port 25 um ihn anzusprechen. Sollte Ihr Server auf einen anderen Port reagieren so geben Sie die Portnummer einfach durch einen Doppelpunkt getrennt nach dem Servernamen ein. Bei 1&1 sieht das z.B. so aus:
smtp.1und1.de:587
  • Login: In dieses Feld geben Sie den von Ihrem Provider übermittelten Zugriffsnamen ein - oftmals ist das Ihre E-Mail-Adresse oder ein Teil davon. Es gibt allerdings auch Provider bei denen Sie das Feld leer lassen müssen - bitte orientieren Sie sich in diesem Fall an der Konfiguration Ihres Email-Clients.
  • Passwort: Tragen Sie hier das zum Login gehörende Passwort ein. Es gibt allerdings auch Provider bei denen Sie das Feld leer lassen müssen - bitte orientieren Sie sich auch in diesem Fall an der Konfiguration Ihres Email-Clients. 
  • Durchsatz: Sie können hier einstellen, wie viele E-Mails pro Minute von Easy-Mailing maximal verschickt werden sollen. Dies ist ein wichtiger Punkt, da viele SMTP-Server ab einer bestimmten E-Mailmenge pro Minute von einer so genannten Mailbombe ausgehen und den betreffenden Account daher für eine gewisse Zeit sperren. Dem können Sie vorbeugen, indem Sie hier einen moderaten Wert einstellen, z.B. 10 Emails pro Minute. 
  • Versandfehler ignorieren: Es kann vorkommen, dass Easy-Mailing beim Versenden auf Probleme stößt - etwa weil der SMTP-Server eine Adresse zurückweist. In diesem Fall wird das Mailing unterbrochen und eine entsprechende Nachricht am Bildschirm angezeigt, die Sie zunächst bestätigen müssen, um das Mailing fortzusetzten oder ganz abzubrechen.
Falls dies nicht gewünscht wird, so setzen Sie an dieser Option ein Häkchen. Easy-Mailing wird den gesamten Versand in einem Stück durchführen, eventuelle Fehler können jedoch noch nachträglich über das Versandprotokoll eingesehen werden.
Konfiguration testen und Rundschreiben starten
Sind alle Eingaben komplett, so können Sie jetzt über den Taster Test einen ersten Versuch starten. Dazu werden aber nicht die Adressen aus der Adressdatei verwendet, sondern Ihre eigene Absenderadresse wird als Empfänger eingesetzt: Sie erhalten also testweise Ihr Mailing an Ihre eigene Adresse. So können Sie das Layout Ihres Schreibens sowie die Verbindung zum SMTP-Server überprüfen.
Nach Abschluss des Tests erhalten Sie eine Dialogbox mit einen Kurzreport über den Versand. Der englischsprachige Text stammt dabei direkt aus der Kommunikation mit dem SMTP-Server.
 
War der Test erfolgreich, so können Sie jetzt Ihr eigentliches Mailing starten: Drücken Sie den Taster Mailing starten.
Datenplatzhalter für flexible Mailings
Easy Mailing trägt an allen Stellen, an denen z.B. {to} steht, die Emailadresse des jeweiligen Empfängers ein. Eine konkrete Anwendung hierfür wäre z.B. eine personalisierte Anrede oder auch die Möglichkeit für ein automatisches Austragen aus Ihrer Newsletterliste (Letzteres ist für Email-Newsletter ohnehin in gewissem Rahmen vorgeschrieben und gehört darüber hinaus zum guten Ton).
Die Umsetzung: Angenommen, man könnte sich über ff. Link über Ihre Web-Site aus der Liste austragen, wobei name@host.xy die zu löschende Adresse ist:
http://www.Ihre-Web-Site.xy/newsletter/remove/?name@host.xy
Dann können Sie dies direkt z.B. an das Ende Ihres Newsletters übernehmen, wobei Sie statt der realen Empfängeradresse den Datenplatzhalter {to} verwenden:
http://www.Ihre-Web-Site.xy/newsletter/remove/?{to}
Easy-Mailing macht daraus vor dem Absenden der Email folge Änderung, wobei name@host.xy ein Beispiel für eine Emailadresse aus Ihrer Versandliste ist:
http://www.Ihre-Web-Site.xy/newsletter/remove/?name@host.xy
Neben {to} gibt es noch eine Reihe weiterer Platzhalter. Hier die komplette Aufstellung:
  • {to} wird durch die Emailadresse des jeweiligen Empfängers ersetzt.
  • {date} nimmt das aktuelle Datum auf.
  • {time} verwandelt sich in die aktuelle Uhrzeit.
  • {now} ist eine Kombination aus {date} und {time}.
  • {count} wird durch die Listenposition des jeweilige Empfängers ersetzt (Tracking).
Das Versandprotokoll
Für jede verschickte Email wird ein Eintrag im Sendeprotokoll von Easy-Mailing erstellt. Eventuelle Sendefehler werden zusammen mit den betreffenden Servermeldungen notiert. Eine eventuelle Fehlersuche wird dadurch um einiges einfacher. Das Sendeprotokoll von Easy-Mailing erreichen Sie über den Taster Versandprotokoll anzeigen. Löschen lässt es sich über den gleichnamigen Taster daneben.
In diesem Zusammenhang: Über den Tast Datenverz. öffnen haben Sie Zugriff auf das Datenverzeichnis von Easy-Mailing. Unter Windows XP finden Sie diese Daten unter dem Pfad C:\Dokumente und Einstellungen\[NAME]\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Tools&More\Easy-Mailing und unter Windows Vista, 7 und 8 im Verzeichnis C:\Users\[NAME]\AppData\Local\Tools&More\Easy-Mailing wobei [NAME] für den jeweiligen Anwendernamen steht. Dort wird u.a. das Protokoll abgelegt sowie die Konfigurationsdatei. Wir empfehlen Ihnen diesen Platz auch für Anhänge sowie die Adressliste.
Aus beliebigen Applikationen heraus versenden
In diesem Modus wird Easy-Mailing in seiner Kommandozeilenvariante verwendet. Einzige Voraussetzung für diese universelle Versandoption ist die Möglichkeit zum Aufruf externer Programme, dazu gehört auch die Konsole. In allen Office-Programmen von Microsoft z.B. ist dies über Visual Basic für Applikationen der Fall (Ein Code-Beispiel hierzu folgt weiter unten). Auch ein Aufruf über VB-Script oder auch ganz simple Stapeldateien ist möglich. Selbst der Task-Planer Geplante Aufgaben kommt in Frage, etwa um regelmäßig Statusinfo zu versenden.
Der Aufruf hat vom Prinzip her folgendes Format:
c:\pfad1\easy-mailing.exe sendmail c:\pfad2\parameter.ini
Dabei ist sendmail das Kommando von Easy-Mailing zum Einleiten einer E-Mail. Die Datei parameter.ini (Name und Speicherort kann beliebig variieren) ist eine normale Textdatei und enthält Angaben wie Absender, Empfänger, Betreff, Text der E-Mail beziehungsweise Ort der Datei mit diesem Text sowie Pfade zu Dateianhängen. Hier ein Beispiel dieser Parameterdatei mit einer kompletten Aufstellung aller Optionen:
; ----------------------------------------------------------
; Beispiel für eine Parameterdatei für den Emailversand mit
; Easy-Mailing anhand des Kommandozeilenbefehls sendmail
;
; Verwendungsbeispiel (Pfade ggf. anpassen):
; c:\pfad1\easy-mailing.exe sendmail c:\pfad2\parameter.ini
;
; Alle mit einem ";" beginnenden Zeilen sind Kommentare
; ----------------------------------------------------------
[sendmail]
; Empfängeradresse
to=empfaenger@server.xy
; EmpfängerName (optional)
toname=Vorname1 Nachname1
; Absenderadresse
from=absender@server.yz
; Absendername (optional)
fromname=Vorname2 Nachname2
; Betreff (optional)
subject=Hier steht, worum es geht
; HTML-Format gewünscht? 0=Nein, 1=Ja (optional)
html=0
; Email-Inhalt (optional), 1. Möglichkeit: Angabe direkt in der ; Parameterdatei, evtl. Zeilenumbrüche bitte mit \n angeben.
bodytext=Dies ist die erste Zeile\ndies die 2. Zeile\nund hier die letzte.
; Email-Inhalt (optional), 2. Möglichkeit: Verweis auf eine Datei,
; die den eigentlichen Emailtext enthält.
bodyfile=c:\pfad3\nachricht.txt
; Dateianhänge (optional), mehrere Dateinamen durch ";" trennen:
append=c:\pfad4\datei7.dat;c:\pfad5\datei8.dat;c:\pfad6\datei9.dat
Anwendungsbeispiel: Emailversand aus Excel heraus
Um zum Beispiel auf Knopfdruck eine Email an eine Adresse aus einer Zelle in einem Excel-Blatt zu senden, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie den VBA-Editor , legen Sie ein neues Modul an und geben Sie nachfolgenden Text ein - Pfade bitte entsprechend anpassen:
Sub MakroSendMail()
  ' Email an Adresse aus ActiveCell.Value senden:
  ' 1.) Parameterdatei erstellen
  Open "c:\pfad1\parameter.ini" For Output As #1
  Print #1, "[sendmail]" 'Parameterkopf
  Print #1, "from=absender@server.xy" 'Absender
  Print #1, "to=" & ActiveCell.Value 'Empfänger aus Excel-Sheet
  Print #1, "subject=Wichtiger Hinweis" 'Betreff
  Print #1, "html=0" 'Format Text oder HTML
  Print #1, "bodyfile=c:\pfad\emailbody.txt" 'Datei mit Emailtext
  Close #1
  ' 2.) Email mit Easy-Mailing versenden
  Shell "c:\pfad2\easy-mailing.exe sendmail c:\pfad1\parameter.ini "
End Sub
Speichern Sie das Makro, schließen Sie den VBA-Editor und geben Sie dem neuen Makro ein Tastenkürzel (ALTF8, Makro wählen, ALTO), zum Beispiel STRGE- fertig. Wenn Sie jetzt in Excel ein Feld mit einer Emailadresse anklicken und dann STRGE drücken, wird an diese Adresse automatisch eine E-Mail geschickt.
Update-Geschichte
Das jeweils neueste Update enthält alle Änderungen der vorangegangenen Versionen. Es genügt also, nur die jeweils neueste Fassung zu installieren, um auf dem aktuellsten Stand zu sein.
  • Update auf 2.2: Kleines Bugfix.
  • Update auf 2.1: Anpassungen an Windows 7 und 8, besserer Zugriff auf Anwenderdaten, Online-Hilfe erweitert.
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