Aktion "Sauberes Adressbuch":
Croque-Mort 1.5a: Email-Adressbücher automatisch von Karteileichen säubern
aka Email-Adressen-Checker
Sie wollen endlich ihr E-Mailadressbuch
oder Newsletterliste von Karteileichen säubern? Ein klarer Fall für das Tools&More-Utility
Croque-Mort.
Wenn Ihre E-Mailaussendungen ...
mehr Fehlermeldungen als normale Antworten
abwerfen, wäre es wohl an der Zeit die Adressliste von Karteileichen zu säubern. Das
liegt auf der Hand, wird aber dennoch kaum gemacht, denn es bedeutet schließlich
sehr viel Arbeit bei enorm hohem Zeitaufwand.
Das können Sie sich jetzt aber sparen, indem Sie das Tools&More-Utility Croque-Mort
(?)
einsetzen. Das Tool ist eine Art Totengräber (daher der Name) für E-Mail-Adressen:
Sie übergeben Ihr Adressbuch oder Newsletterliste per Export als CSV-Textdatei und
Croque-Mort prüft auf Basis eines speziellen E-Mailservers - Diskretion ist garantiert
- alle enthaltenen Adressen auf ihre Gültigkeit. Die Ergebnisse können Sie live
mitverfolgen und am Ende wiederum als CSV-Textdatei für den Reimport abspeichern
lassen.
Warum der Umweg über CSV-Dateien?
Wir hätten Croque-Mort gerne so aufgebaut, dass das Tool direkt aus dem
Adressbuch Ihres Email-Clients liest und die verfallenen Adressen darin auch
direkt löscht. Doch viele Email-Programme bieten hierzu keine Schnittstelle und
wenn doch, so kann daraus nur gelesen werden - ein von außen initiiertes
Löschen ist dagegen verwehrt. Das ist eigentlich auch gut so, denn man
will/sollte sich auch gegen allzu neugierige Email-Viren und -Würmer schützen.
CSV-Dateien sind somit der kleinste gemeinsame Nenner: Alle gängigen
Email-Clients unterstützen dieses Format sowohl für den Export wie Import.
Ideale Voraussetzungen also für den Einsatz in Croque-Mort.
Croque-Mort anwenden
Sie können mit dem Tool sowohl Adresslisten als auch einzelne Adressen auf ihre
Gültigkeit prüfen lassen.
Einzelne Adressen geben Sie im Feld Quick-Test (links unten) ein und drücken die
Taste Prüfen. Das Ergebnis wird sofort in Form eines entsprechenden Icons
als auch verbal angezeigt. Deren genaue Bedeutung ist
hier erläutert.
Zum Prüfen von Adresslisten geben Sie zunächst den Ort der CSV-Datei (Siehe Import-/Exportfunktion des E-Mailclients)
mit den zu prüfenden Adressen an. Die Tabelle wird dann sofort eingelesen und
eine erste Analyse versucht. Nicht wundern: Bei sehr vielen Einträgen (>10.000)
kann dieser Vorgang verständlicherweise ein wenig dauern.
Sollte es dabei zu Problemen beim EInlesen der Datei kommen, so werfen Sie bitte einen Blick in die
Versionshistorie. Senden Sie uns bitte einen kurzen
Fehlerbericht (siehe Email-Button auf der Info-Seite des
Tools), damit eventuelle Probleme (dank Ihrer Hilfe) möglichst schon im
nächsten Release behoben werden können.
Über die Eigenschaften der Adressdatei muss das Tool
wissen, ob
-
die Tabelle, wie üblich, in der ersten
Zeile die Namen der Spaltenköpfe enthält,
-
durch welches Zeichen die einzelnen
Tabellenspalten von einander getrennt sind (Komma, Semikolon oder Tabulator -
Croque-Mort macht hierzu nach einer ersten Analyse bereits einen Vorschlag) und
-
in welcher der enthaltenen Spalte die
E-Mail-Adressen anzutreffen sind. Je nachdem, ob die Tabelle Spaltenköpfe hat
oder nicht, werden an dieser Stelle entweder die Spaltennamen oder die durchlaufenden
Spaltennummern zur Auswahl angeboten.
Tipp: Wer mit Croque-Mort zunächst nur etwas "spielen" will, kann dies
z.B. mit der beiliegenden Demo-Liste tun.
Die Verwendung der Ergebnisse
Sobald diese Angaben korrekt eingestellt wurden, wird die betreffende
Datenspalte mit den zu prüfenden E-Mail-Adressen in der Liste links
dargestellt. Nun legen Sie fest, wie mit dem Prüfergebnis verfahren werden
soll:
Standardmäßig werden die Prüfergebnisse zumindest in die Liste namens
Übersicht eingetragen. Sollte Ihnen das bereits genügen, so markieren Sie
bitte
In der Regel werden Sie die
Ergebnisse aber sicher in Dateiform vorziehen. Croque-Mort generiert hierfür eine
oder mehrere weitere CSV-Dateien, die wahlweise
-
mit einer zusätzlichen Ergebnisspalte
ausgestattet wird und/oder
-
keine der erloschenen E-Mail-Adressen
mehr enthält.
-
Zusätzlich kann Croque-Mort eine weitere
CSV-Datei generieren, die ausschließlich ungültige Adressen enthält
Einen Testlauf starten
Somit sind alle notwendigen Angaben gemacht und der Testlauf könnte mit
einem Klick auf den Taster Überprüfung starten beginnen.
Zuvor können Sie jedoch noch anhand der Option Eindeutig getestete Adressen
auslassen festlegen, ob die gesamte Adressliste oder nur der bislang nicht
eindeutige Teil davon überprüft werden soll. Letzteres bezieht sich auf einen
bereits vorangegangenen Prüflauf, der eventuell unterbrochen und/oder noch
nicht eindeutige Ergebnisse aufweist, also die Einträge mit Fraglich und
Ungeprüft. Sie sparen durch diese Option erheblich Zeit und ggf. auch
Onlinekosten weshalb sie standardmäßig aktiviert ist.
Die Ergebnisdateien (sofern gewünscht) werden im gleichen
Verzeichnis abgelegt, in dem sich auch die Datei der zu prüfenden Adressen befindet.
Sofern die Daten aus dem Adressbuch Ihres Email-Programms stammen, können Sie
die bereinigte Version per Import-Funktion laden.
Tipp: Zwecks Schnellansicht lassen sich CSV-Dateien auch
problemlos z.B. in Excel oder Works laden und darstellen.
Die Bedeutung der Prüfergebnisse
Bei der Überprüfung Ihrer Email-Adressen vergibt Croque-Mort folgende
Bewertungen:
-
 Ungeprüft:
Der zugehörige Eintrag wurde noch nicht von Croque-Mort überprüft.
-
 OK: Die
betreffende Adresse wurde vom betreffenden Mail-Server als aktiv bezeichnet und
wird folglich in der Liste beibehalten.
Leider sind manche Server nicht ganz
ehrlich: Z.B. bei T-Online-Adressen kann man den größten Unfug angeben,
doch der Server nickt jede (syntaktisch korrekte) Adresse als akzeptiert ab.
Dies ist jedoch die Ausnahme.
-
 Ungültig:
Der Server hat die Adresse als unbekannt zurückgewiesen und wird (sofern
gewünscht) aus der Liste gestrichen.
Anmerkung
zur Verlässlichkeit dieses Ergebnisses: Es werden nur solche Adressen
zum Löschen markiert, bei denen der betreffende Server 100% sicher mitgeteilt
hat, dass die Adresse nicht (mehr) existiert.
-
 Fraglich:
Vom Host kam keine eindeutige Antwort zurück. Das kann z.B. daran liegen, dass
dieser gerade zu stark ausgelastet ist (der häufigste Grund) oder sich bei der Kommunikation ein
Fehler ereignete. Da nicht eindeutig von einer erloschenen Adresse ausgegangen
werden kann, wird sie nur als "fraglich" markiert und bis auf
weiteres im Bestand gelassen.
Tipp: Lassen Sie das Tool die Prüfung einfach nochmals durchlaufen und
zwar mit aktivierter Option Eindeutig getestete Adressen auslassen.
-
Syntax?:
So werden die Einträge bezeichnet, die nicht korrekt als Email-Adresse
aufgebaut sind, z.B. ohne "@". Da es sich dabei ggf. nur um
korrigierbaren Tippfehler handelt,
werden diese Einträge nicht aus der Liste entfernt.
Versionshistorie
-
V1.5: Kleinere interne
Änderungen sowie Umbau für neuen
Email-Prüfserver.
Noch offen: Probleme beim Einlesen von CSV-Dateien aus Outlook mit
Notizfeldern.
-
V1.4: Umbau für neuen
Email-Prüfserver.
-
V1.3: (nicht öffentliches
Release).
-
V1.2: Diverse interne
Bugfixes.
-
V1.1: Probleme mit
Adressen zwischen Anführungszeichen behoben, Einführung von Einzeltests, Tests ohne
speichern ermöglicht (Nur Display), Pause-ähnliche Funktion eingeführt (bei
erneuten Test werden bereits eindeutig getestete Adressen übersprungen).
-
V1.0: Erstes Release
Croque-Mort,
i.d.R. mit "Leichenbestatter" übersetzt, stammt aus dem französischen und
bedeutet soviel wie "den Toten beißen". Diese durchaus wörtlich zu
nehmende Aufgabe fiel den mittelalterlichen Totengräbern zu. Auf diese
Weise sollte sichergestellt werden, dass der zu bestattende Leichnam auch
wirklich tot ist. Zu diesem Zweck wurde kräftig in einen großen Fußzeh
der Leiche gebissen, um auf eventuell noch vorhandene Lebenszeichen zu prüfen. |
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