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Thema Newsletter-Tool
Easy-Mailing 4.4: Newsletter- und Universal-Mailer in einem - einfach und effizient
Easy-Mailing ist ein handliches Tool für private wie kommerzielle Newsletter in HTML und Text-Format. Das Tool können Sie entweder interaktiv für Serien-Emails verwenden oder als universellen Mailer für beliebige Applikationen mit Shell-Schnittstelle.
 Systeme: Windows 8 / 7 / Vista / XP.
Diese Software lizenzieren: Alle Infos hier.
Alle unsere Tools und Texte komplett auf der Tools&More-CD.
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Inhaltsverzeichnis
Quickstart
Easy-Mailing lässt sich einfach und intuitiv konfigurieren und verwenden. Über die Menüleiste haben Sie Zugriff auf folgende Funktionen:
  • Neu: Damit legen Sie ein neues Newsletter-Profil an.
  • Öffnen: Klicken Sie hier, um ein bestehendes Newsletter-Profil zu laden. Wählen Sie aus dem nachfolgenden Popup-Menü den Namen des zu öffnenden Newsletter-Profils. Bitte beachten Sie: Nach Möglichkeit wird Easy-Mailing gleich nach dem Start das zuletzt verwendete Newsletterprofil automatisch laden.
  • Speichern: Hiermit speichern Sie Ihre bisherigen Änderungen am aktuellen Newsletter-Profil.
  • Löschen: Dies läßt Sie nicht mehr benötigte Newsletter-Profile löschen. Wählen Sie aus dem nachfolgenden Popup-Menü den Namen des zu entfernenenden Newsletter-Profils.
  • Einzeltest: Klicken Sie hier, um Ihr aktuelles Newsletter-Profil zu testen. Hierfür müssen zumindest der Versand-Server und die Adressdatei konfiguriert sein. Es wird dabei eine einzige Email verschickt und zwar an Ihre eigene Absenderadresse. Sofern Sie Datenplatzhalter in Ihrem Mailing-Text benutzen, so werden die Daten aus dem 1. Datensatz verwendet.
  • Starten: Mit diesem Punkt starten Sie Ihr Mailing. Wir empfehlen Ihnen zuvor einen Einzeltest zu machen, um das Aussehen Ihrer Email und den Zugang zum SMTP-Server zu überprüfen (s.o.).
  • Protokoll: Klicken Sie hier um das globale Versandprotokoll einzusehen.
  • Pr. löschen: Hiermit löschen Sie das globale Versandprotokoll.
  • Verz. öffnen: Über diesen Punkt können Sie das Datenverzeichnis von Easy-Mailing öffnen.
  • Hilfe: Damit öffnen Sie direkt aus dem Tool heraus die Online-Hilfe, also den Text, den Sie gerade lesen.
  • Info: Klicken Sie hier, um Lizenz- und Supportinfos zu Easy-Mailing zu erhalten.
  • Beenden: Hiermit schließen Sie Easy-Mailing.
Quickstart - Die Reiter im Überblick
  • Mailing bearbeiten: Auf dieser Seite stellen Sie Ihren Mailing-Text zusammen, geben Betreff, Absender, und eventuelle Dateianhänge an.
  • Adressenliste: Hier geben Sie die Adressenquelle für Ihr Mailing an. Die Daten werden komplett in einer Tabelle dargestellt.
  • Blacklist: Über diesen Punkt gelangen Sie zur Blacklist, anhand der Sie auf recht einfache Weise einzelne Adressen als auch ganze Adressblöcke vom Versand ausschließen lassen können.
  • Einstellungen: An dieser Stelle geben Sie an, welchen Versand-Server Sie benutzen möchten, welche Durchsatzrate Sie wünschen und haben Zugriff auf Protokoll- und Simulationsoptionen.
Reiter Mailing-Text bearbeiten
  • Abs.-Name: Tragen Sie hier den klar lesbaren Absendernamen Ihres Mailings ein, zum Beispiel Ihren eigenen oder den Ihres Unternehmens.
  • Abs.-Adresse: In dieses Feld gehört die E-Mail-Adresse des zuvor genannten Absenders. Wichtig: Achten Sie auf korrekte Schreibweise, denn sonst können die Empfänger Ihres Schreiben Ihnen nicht antworten - und mache Versand-Server werden Ihr Mailing zudem zurückweisen.
  • Betreff: Wie in einem normalen Email-Programm geben Sie hier den Betreff Ihres Schreibens ein.
  • Typ: Hier legen Sie fest ob Ihre Nachricht als simpler Text verschickt wird oder im HTML-Format.
  • Nachricht: Dieses Textfeld dient zur Eingabe des Mailing-Textes. Sie können den betreffenden Text aber auch genauso gut mit einer Textverarbeitung vorbereiten und abschließend hier per Zwischenablage einfügen. Oder Sie ziehen die Datei mit Ihrem Mailingtext einfach mit der Maus in dieses Textfeld (Wichtig: Sollte dies nicht funktionieren, dann beachten Sie bitte diesen Hinweis.).
Gleiches gilt für den Fall, dass Sie eine mit HTML formatierte Nachricht versenden wollen: Sie legen Ihr Anschreiben mit Formatierungen etc. zunächst mit einem beliebigen HTML-Editor an. Dann fügen den Code wie zuvor beschrieben in das Textfeld ein. HTML-Code lässt sich auch prima mit den meisten Textverarbeitungen erstellen: Schreiben und formatieren Sie Ihr Mailing wie gewünscht. Abschliessend speichern Sie das ganze aber als HTML-Datei (Siehe Speichern unter ...).
  • Anhänge: (Optional) Falls Sie mit Ihrem Mailing auch gleich einen oder mehrere Dateianhänge mitschicken wollen, so können Sie die betreffenden Dateien hier eintragen. Sie können dazu den Taster Öffnen und den nachfolgenden Datei öffnen-Dialog benutzen. Noch einfacher geht es mit der Maus: Ziehen Sie einfach die betreffenden Dateien aus dem betreffenden Ordner in die Liste. Eventuelle Dateidubletten werden von Easy-Mailing automatisch herausgefiltert.
Um einen Eintrag aus der Dateianhangliste zu löschen markieren Sie ihn zunächst mit der Maus und drücken dann einfach den rechts daneben stehenden Taster X.
Reiter Adressenliste - Grundlagen
Easy-Mailing erwartet Ihre Zieladressen - und seit Version 3.0 auch beliebig viele andere Daten - in einer simplen Datei im Textformat. Dieser Dateityp nennt sich kommaseparierte Werte, oder kurz csv. Alle bekannten Adressbücher unterstützen dieses Format, gleiches gilt für Web-Mailer. Beim Export Ihrer Adressdaten in dieses Format müssen Sie jedoch (sofern möglich) folgende Parameter festlegen:
- 1 Datensatz pro Zeile
- Tabulator als Trennzeichen zwischen den einzelnen Daten innerhalb einer Zeile (Andere Trennzeichen wie z.B. Komma oder Semikolon werden zur Zeit noch nicht erkannt, sind aber bereits in Arbeit).
- Einzelne Daten in Anführungszeichen eingeschlossen oder nicht (irrelevant).
Hier ein Beispiel für eine solche Datei, die nur aus Emailadressen besteht:
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Das gleiche Beispiel nochmals, jedoch mit den zusätzlichen Angaben Vorname und Nachname. Das Zeichen -> steht dabei für das normalerweise unsichtbare Tabulatorzeichen:
[email protected] -> Christa -> Meier
[email protected] -> Franz -> Müller
[email protected] -> J. -> Merzig
In der Regel werden solche Dateien mit einer sogenannten Kopfzeile generiert: Dem Datenblock wird einfach eine Zeile mit gleichem Aufbau vorangestellt, in der jedoch anstatt Daten die Namen der einzelnen Datenspalten genannt werden. Hier das vorige Beispiel mit einer Kopfzeile:
Emailadresse -> Vorname -> Nachname
[email protected] -> Christa -> Meier
[email protected] -> Franz -> Müller
[email protected] -> J. -> Merzig
Soweit zum Aufbau der Adressdatei. Deren Verständnis ist wichtig für die spätere Anbindung dieser Daten in Ihr eigentliches Mailing. Wie das geht, wird im folgenden erklärt:
Reiter Adressenliste - Adressdatei
  • Adressdatei: In diese Zeile tragen Sie den Pfad der Adressdatei ein. Sie können dazu auch den Taster Öffnen benutzen oder die betreffende Datei per Maus aus einem Ordner einfach in dieses Textfeld ziehen. Ein Klick auf den Taster X löscht den Adressdateieintrag. Im Anschluss wird die Adressdatei geöffnet, von Easy-Mailing analysiert und in der Tabelle unter dem Feld für den Dateinamen dargestellt.
  • Enthält Kopfzeile: Hiermit stellen Sie ein, ob Ihre Adressdatei eine Kopfzeile enthält oder nicht. Normalerweise wird dies beim Laden der Datei automatisch eingestellt. Es ist wichtig, dass dieser Punkt korrekt konfiguriert ist, denn die Namen in einer eventuell vorhandenen Kopfzeile werden direkt zum Einfügen Ihrer Daten in den Mailing-Text verwendet:
Falls Ihre Daten mit Kopfzeile vorliegen, so generiert Easy-Mailing daraus automatisch die Namen der Spaltenköpfe. Lautet z.B. eine Ihrer Spalten Nachname (siehe Abbildung), so können Sie die zugehörigen Daten über den in Ihrem Mailing-Text verankerten Platzhalter {Nachname} für jeden Datensatz automatisch einfügen lassen. Das gleiche gilt selbstverständlich für aller anderen Spalten auch. Die einzige Ausnahme ist die Spalte Index, die automatisch von Easy-Mailing generiert wird, auf die aber analog zugegriffen werden kann.
Falls Ihre Daten ohne Kopfzeile vorliegen, so generiert Easy-Mailing selbst Namen für die Spaltenköpfe und zwar eine Kombination aus dem Wort Spalte und der Laufnummer der betreffenden Spalte (siehe Abbildung). Der Kopf der 3. Spalte würde demnach also einfach Spalte3 lauten. Wollen Sie nun auf die Daten in der 3. Spalte Ihrer Adressdatei zugreifen, so können Sie diese über den in Ihrem Mailing-Text verankerten Platzhalter {Spalte3} für jeden Datensatz automatische einfügen lassen. Das gleiche gilt selbstverständlich für aller anderen Spalten auch. Die einzige Ausnahme ist die Spalte Index, die automatisch von Easy-Mailing generiert wird, auf die aber analog zugegriffen werden kann.
Reiter Adressenliste - Ausschlüsse
  • Im Hauptprotokoll als OK notierte Adressen ausschließen: Dies ist eine pratische Sache, falls z.B. ein laufendes Mailing einmal unterbrochen wurde. Sie können dann zu einem späteren Zeitpunkt eben jenes unterbrochene Mailing fortsetzen, ohne dass es zu peinlichen Mehrfachaussendungen an die gleichen Adressen kommt. Voraussetzung ist allerdings eine saubere Pflege des Protokolls: Vor dem Start eines völlig neuen Mailings sollten Sie das bereits bestehende Protokoll unbedingt löschen. Sonst kann es sein, dass weitaus mehr Adressen nicht beschickt werden, als nötig.
  • Blacklist anwenden: Aktivieren Sie diese Option, wenn Ihre Adressliste gegen die Blacklist von Easy-Mailing geprüft werden soll. Weitere Infos zur Blacklist finden Sie hier gleich im Anschluß.
  • BlackDir anwenden: Dies ist XXL-Ausgabe der Blacklist. Im Datenverzeichnis von Easy-Mailing legt das Tool automatisch das Verzeichnis BlackDir an. Beim Start (oder Simulation) eines Mailings werden alle in BlackDir abgelegten Dateien nach der Methode von e-Coolector (Infos hier) gefiltert und in einer zusätzlichen Ausschlussliste gehalten. Ist diese Option aktiviert, so werden auch alle darin enthaltenen Adressen vom aktuellen Sendelauf ausgeschlossen. Die Ausschlussliste des BlackDir enthält nur vollständige Adressen und keine Adressfragmente, wie es bei der o.g. Blacklist der Fall ist.
Tipp: Die optionalen Einzelprotokolle Ihrer Aussendungen können direkt im BlackDir abgelegt werden. Dadurch sind Sie auf alle Fälle vor Wiederholungen sicher.
Bitte beachten Sie: Eventuelle Namensdubletten in Ihrer Adressdatei werden von Easy-Mailing automatisch herausgefiltert, so dass keine lästigen Mehrfachaussendungen Ihr Mailing diskreditieren.
Reiter Blacklist
Falls Sie mit unsortierten Adresslisten arbeiten kann es vorkommen, dass sich darin ungewollt Einträge befinden, an die gar kein Mailing verschickt werden soll. Für solche Fälle bietet Easy-Mailing eine Blacklist, anhand der Sie auf recht einfache Weise einzelne Adressen als auch ganze Adressblöcke vom Versand ausschließen lassen können. Das geht so:
  • Format:
Tragen Sie pro Zeile jeweils eine Adresse oder ein Adressfragment ein. Zwecks Dokumentation können Sie in die Blacklist auch Kommentare und Leerzeilen einfügen. Ein Kommentar ist eine Zeile, die mit einem #-Zeichen beginnt.
  • Wirkungsweise:
Komplette Adressen bestehend aus [email protected] werden direkt angewendet, d.h. an [email protected] wird also nicht verschickt, aber an [email protected].
Adressfragmente wie name@, die also nur aus Namen und @-Zeichen bestehen, werden automatisch erweitert: z.B. an [email protected] als auch [email protected] würde nicht gesendet.
Ähnliches gilt für Einträge nur bestehend aus @-Zeichen und Domain: z.B. @domain.xy verbietet den Versand an alle Adressen, die auf den Domainnamen domain.xy enden.
Einträge ohne @-Zeichen werden global erweitert, das heißt, alle Adressen, die dieses Namensfragment irgenwo aufweisen, werden ausgeschlossen: z.B. cde verbietet den Versand an [email protected] wie auch [email protected].
Die Blacklist wird automatisch gesichert und ist im Datenverzeichnis von Easy-Mailing abgelegt, siehe Taster Verz. öffnen.
Reiter Einstellungen - Server
Bevor Sie Ihr erstes Mailing versenden können, müssen Sie noch den dafür vorgesehenen Versand-Server (SMTP-Server) sowie das dazugehörige Login und Passwort eintragen. Dies nur ein einziges mal nötig.
Wenn Sie für Easy-Mailing den SMTP-Server Ihres Internetzugangsproviders oder Freemail-Anbieter verwenden wollen, so steht dem nichts im Wege. Achten Sie in diesem Fall aber genau darauf, dass Sie auf im Reiter Mailing-Text bearbeiten im Feld Abs.-Adresse die Email-Adresse verwenden, unter der Sie bei Ihrem Provider bekannt sind - andernfalls wird der betreffende Server Ihre Mails möglicherweise nicht für den Versand akzeptieren.
Zurück zur Konfiguration des SMTP-Zugriffs. Alle Angaben können direkt aus den Kontoeigenschaften Ihres Email-Clients übernommen werden:
  • Server: Hier muss der Name des zu verwendenden SMTP-Servers (Postausgangserver) eingetragen werden. Etwas so:
securesmtp.t-online.de
  • Port: An dieser Stelle stellen Sie den zu verwendenden Server-Port ein. Der Wert ist u.a. abhängig von der zu verwendenden Versandsicherheit. Die Standardwerte für die jeweilige Verbindungssicherheit können Sie auch direkt über die Liste Sicherheit direkt unter diesem Feld einstellen lassen.
  • Sicherheit: Hier stellen Sie die Versandsicherheit ein. Der Standardport 25 bietet normalerweise keinerlei Sicherheit. Für den verschlüsselten Versand per SSL nimmt man in der Regel 465 und für TLS den Port 587.
Die Angaben für einige der bekanntesten Provider lauten:
Name Server Port Sicherheit
1&1 smtp.1und1.de 587 TLS
Freenet mx.freenet.de 587 TLS
GMX mail.gmx.net 587 TLS
Strato smtp.strato.de 587 TLS
T-Online securesmtp.t-online.de 587 TLS
Web.de smtp.web.de 587 TLS
Einige der oben genannten Provider bieten auch einen gesicherten Zugang über SSL. Allerdings ist dies ein veraltetes Verfahren. Benutzen Sie daher besser eine Verschlüsselung nach TLS. Weitere auf Zugangsangaben auf Anfrage.
  • Login: In dieses Feld geben Sie den von Ihrem Provider übermittelten Zugriffsnamen ein - oftmals ist das Ihre E-Mail-Adresse oder ein Teil davon. Bitte orientieren Sie sich in diesem Fall an der Konfiguration Ihres Email-Clients.
Falls Sie den Versand über ein offenes Relay ohne Anmeldung leiten (bei dem die Identifikation z.B. über die IP-Adresse erfolgt) , so lassen Sie dieses Feld bitte leer.
  • Passwort: Tragen Sie hier das zum Login gehörende Passwort ein. Bitte orientieren Sie sich auch in diesem Fall an der Konfiguration Ihres Email-Clients. 
Falls Sie den Versand über ein offenes Relay ohne Anmeldung leiten (bei dem die Identifikation z.B. über die IP-Adresse erfolgt) , so lassen Sie dieses Feld bitte leer.
  • Durchsatz: Sie können hier einstellen, wie viele E-Mails pro Minute von Easy-Mailing maximal verschickt werden sollen. Dies ist ein wichtiger Punkt, da viele SMTP-Server ab einer bestimmten E-Mailmenge pro Minute von einem Spammer oder einer Attacke ausgehen und den betreffenden Account daher für eine gewisse Zeit oder gar ganz sperren. Dem können Sie vorbeugen, indem Sie hier einen moderaten Wert einstellen, z.B. nur 5 oder 10 Emails pro Minute. 
Reiter Einstellungen - Optionen
  • Versandfehler ignorieren: Es kann vorkommen, dass Easy-Mailing beim Versenden auf Probleme stößt - etwa weil der SMTP-Server eine Zieladresse sofort zurückweist. In diesem Fall wird das Mailing unterbrochen und eine entsprechende Nachricht am Bildschirm angezeigt, die Sie zunächst bestätigen müssen, um das Mailing fortzusetzten oder ganz abzubrechen.
Falls dies nicht gewünscht wird, so setzen Sie an dieser Option ein Häkchen. Easy-Mailing wird den gesamten Versand in einem Stück durchführen, eventuelle Fehler können jedoch noch nachträglich über das Versandprotokoll eingesehen werden.
  • Simulationsmodus: Wie der Name schon vermuten läßt, können Sie mit diesem Punkt ein Mailing simulieren lassen. Das ist enorm praktisch: Easy-Mailing läuft in diesem Modus wie gewohnt ab, verschickt die Emails aber nicht wirklich. Statt dessen generiert das Tool Einzelprotokolldateien - siehe nächster Punkt.
  • Einzelprotokoll für jedes Mailing: Einzelprotokolldateien werden, sofern aktiviert, beim Versand generiert, parallel zum globalen Protokoll. Aus Einzelprotokollen können Sie genau ersehen, welche Emailadressen (nach eventuellem Abgleich mit dem Versandprotokoll, der Blacklist und dem BlackDir) für Ihr Mailing schließlich verwendet wurden. Der Dateiname eines Einzelprotokolls setzt sich zusammen aus dem Namen Einzelprotokoll, dem Namen des verwendeten Newsletterprofils, dem Namen der benutzten Adressdatei, sowie dem Versandzeitpunkt.
  • Einzelprotokolle direkt in 'BlackDir' ablegen: Einzelprotokolldateien werden normalerweise im Datenverzeichnis von Easy-Mailing abgelegt, siehe Taster Verz. öffnen. Ist diese Option aktiviert, so landen sie dagegen direkt in dessen Unterverzeichnis BlackDir.
Datenplatzhalter - Einführung und Zugriff auf die Adressdaten
Wie bereits unter Reiter Adressenliste angesprochen, benutzt Easy Mailing Datenplatzhalter, um Daten aus Ihrer Adressliste in Ihren Mailing-Text zu übertragen. Alle diese Platzhalter haben das gleiche Format, also ein Platzhaltername der von geschweiften Klammern eingefasst ist, z.B. so: {Platzhaltername}.
  • Falls Ihre Daten mit Kopfzeile vorliegen, so generiert Easy-Mailing daraus automatisch die Namen der Spaltenköpfe. Lautet z.B. eine Ihrer Spalten Nachname, so können Sie die zugehörigen Daten über den in Ihrem Mailing-Text verankerten Platzhalter {Nachname} für jeden Datensatz automatisch einfügen lassen. Das gleiche gilt selbstverständlich für aller anderen Spalten auch.
  • Falls Ihre Daten ohne Kopfzeile vorliegen, so generiert Easy-Mailing selbst Namen für die Spaltenköpfe und zwar eine Kombination aus dem Wort Spalte und der Laufnummer der betreffenden Spalte. Der Kopf der 3. Spalte würde demnach also einfach Spalte3 lauten. Wollen Sie nun auf die Daten in der 3. Spalte Ihrer Adressdatei zugreifen, so können Sie diese über den in Ihrem Mailing-Text verankerten Platzhalter {Spalte3} für jeden Datensatz automatische einfügen lassen. Das gleiche gilt selbstverständlich für aller anderen Spalten auch.
Neben diesen von der jeweiligen Adressdatei abhängigen Platzhaltern gibt es noch eine Reihe weiterer, die wir Ihnen jetzt hier vorstellen:
Datenplatzhalter für die jeweilige Zieladresse - {to}
Bei der Analyse Ihrer Adressdatei legt Easy-Mailing auch einen Platzhalter namens {to} an. Dieser Platzhalter bezieht seine Daten automatisch aus der Spalte, in der Ihre Emailzieladressen stehen.
Zum einen benutzt Easy-Mailing diesen Platzhalter intern für den eigentlichen Versand Ihres Mailings. Eine weitere, wichtige Anwendung für Sie wäre Möglichkeit für ein automatisches Austragen aus Ihrer Newsletterliste (Letzteres ist für Email-Newsletter ohnehin in gewissem Rahmen vorgeschrieben und gehört darüber hinaus zum guten Ton).
Die Umsetzung: Angenommen, man könnte sich über ff. Link über Ihre Web-Site aus der Liste austragen, wobei [email protected] die zu löschende Adresse ist:
http://www.Ihre-Web-Site.xy/newsletter/remove/[email protected]
Dann können Sie dies direkt z.B. an das Ende Ihres Newsletters übernehmen, wobei Sie statt der realen Empfängeradresse den Datenplatzhalter {to} verwenden:
http://www.Ihre-Web-Site.xy/newsletter/remove/?{to}
Easy-Mailing macht daraus vor dem Absenden der Email folgende Änderung, wobei [email protected] ein Beispiel für eine Emailadresse aus Ihrer Versandliste ist:
http://www.Ihre-Web-Site.xy/newsletter/remove/[email protected]
Datenplatzhalter für Datum und Uhrzeit - {date} {time} {now}
  • {date} nimmt das aktuelle Datum auf.
  • {time} verwandelt sich in die aktuelle Uhrzeit.
  • {now} ist eine Kombination aus {date} und {time}.
Datenplatzhalter für die jeweilige Zieladresse - {Index} {count}
  • {Index} wird durch die Listenposition des jeweilige Empfängers ersetzt (Tracking).
  • {count} übergibt die Anzahl aller Datensätze aus der aktuell verwendeten Adressdatei.
Bitte beachten Sie: {count} hatte vor Version 3.0 eine andere Bedeutung. Sollten Sie diesen Platzhalter bisher schon in Ihren Mailings benutzt haben, so ist ab sofort an dessen Stelle {Index} einzusetzen.
Datenplatzhalter - Schnellzugriff über Kontextmenü
Sie müssen die Platzhalter (weder die festen noch jene aus der Adressdatei) nicht unbedingt immer wieder mühsam von Hand eingeben:
Wie unter Windows üblich gelangen Sie mit einem Rechtsklick im jeweiligen Feld immer in dessen Kontextmenü. Darin finden Sie die bekannten Funktionen für z.B. Kopieren und Einfügen.
Wenn Sie beim Rechtsklick zusätzlich noch die Taste Strg halten, so erscheint ein spezielles Kontextmenü mit allen Platzhaltern von Easy-Mailing:
Einfach den gewünschten Eintrag anklicken und schon steht er komplett im Text. Diese praktische Zusatzfunktion steht Ihnen in der Betreffzeile als auch im Nachrichtenfeld zur Verfügung.
Datenplatzhalter - Weitere? Kein Problem!
Sollten Ihnen neben den hier genannten noch weitere Platzhalter fehlen, dann schreiben Sie uns bitte. Wir werden versuchen, entsprechende Erweiterungen möglichst rasch umzusetzen.
Konfiguration testen und Rundschreiben starten
Sind alle Eingaben komplett, so können Sie jetzt über den Taster Test einen ersten Versuch starten. So können Sie das Layout Ihres Schreibens sowie die Verbindung zum SMTP-Server überprüfen.
Im Vergleich zum normalen Versand gibt es beim Test-Mailing folgende Unterschiede:
  • Für den Testversand werden nicht die Adressen aus der Adressdatei verwendet, sondern Ihre eigene Absenderadresse wird als Empfänger eingesetzt. Dadurch müssen Sie nicht umständlicherweise eine eigene Testadresse einrichten, noch belästigen Sie andere mit Testmails.
Wichtig: Falls Sie Ihre Adressenliste testen wollen, so machen Sie bitte eine Simulation (siehe Reiter Einstellungen)
  • Sofern Sie Datenplatzhalter in Ihrem Mailing-Text benutzen, so werden die Daten aus dem 1. Datensatz verwendet.
  • Da als Ziel testweise Ihre eigene Adresse verwendet wird, sendet Easy-Mailing selbstverständlich nur 1 Newsletter heraus. Alle weiteren wären ohnehin identisch.
Nach Abschluss des Tests erhalten Sie eine Dialogbox mit einen Kurzreport über den Versand. Das englischsprachige Textteil stammt dabei direkt aus der Kommunikation mit dem SMTP-Server. Sofern der SMTP-Versand erfolgreich war, sollten Sie nun Ihren Emaileingang prüfen, um das Aussehen des Mailings zu prüfen (Nochmals: Test-Mailings sind auf 1 Aussendung begrenzt und werden ausnahmsweise an Ihre [eigentlich als Absender gedachte] Adresse geschickt). War der Test erfolgreich, so können Sie jetzt Ihr eigentliches Mailing starten: Drücken Sie den Taster Starten.
Das Versandprotokoll
Für jede verschickte Email wird ein Eintrag im Sendeprotokoll von Easy-Mailing erstellt. Eventuelle Sendefehler werden zusammen mit den betreffenden Servermeldungen notiert. Eine eventuelle Fehlersuche wird dadurch um einiges einfacher. Das Sendeprotokoll von Easy-Mailing erreichen Sie über den Taster Protokoll. Löschen lässt es sich über den gleichnamigen Taster daneben.
In diesem Zusammenhang: Über den Tast Verz. öffnen haben Sie Zugriff auf das Datenverzeichnis von Easy-Mailing. Unter Windows XP finden Sie diese Daten unter dem Pfad C:\Dokumente und Einstellungen\[NAME]\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Tools&More\Easy-Mailing und unter Windows Vista, 7 und 8 im Verzeichnis C:\Users\[NAME]\AppData\Local\Tools&More\Easy-Mailing wobei [NAME] für den jeweiligen Anwendernamen steht. Dort wird u.a. das Protokoll abgelegt sowie die Konfigurationsdatei. Wir empfehlen Ihnen diesen Platz auch für Anhänge sowie die Adressliste.
Aus beliebigen Applikationen heraus versenden
In diesem Modus wird Easy-Mailing in seiner Kommandozeilenvariante verwendet. Einzige Voraussetzung für diese universelle Versandoption ist die Möglichkeit zum Aufruf externer Programme, dazu gehört auch die Konsole. In allen Office-Programmen von Microsoft z.B. ist dies über Visual Basic für Applikationen der Fall (Ein Code-Beispiel hierzu folgt weiter unten). Auch ein Aufruf über VB-Script oder auch ganz simple Stapeldateien ist möglich. Selbst der Task-Planer Geplante Aufgaben kommt in Frage, etwa um regelmäßig Statusinfo zu versenden.
Der Aufruf hat vom Prinzip her folgendes Format:
c:pfad1easy-mailing.exe sendmail c:pfad2parameter.ini
Dabei ist sendmail das Kommando von Easy-Mailing zum Einleiten einer E-Mail. Die Datei parameter.ini (Name und Speicherort kann beliebig variieren) ist eine normale Textdatei und enthält Angaben wie Absender, Empfänger, Betreff, Text der E-Mail beziehungsweise Ort der Datei mit diesem Text sowie Pfade zu Dateianhängen. Hier ein Beispiel dieser Parameterdatei mit einer kompletten Aufstellung aller Optionen:
; ----------------------------------------------------------
; Beispiel für eine Parameterdatei für den Emailversand mit
; Easy-Mailing anhand des Kommandozeilenbefehls sendmail
;
; Verwendungsbeispiel (Pfade ggf. anpassen):
; c:pfad1easy-mailing.exe sendmail c:pfad2parameter.ini
;
; Alle mit einem ";" beginnenden Zeilen sind Kommentare
; ----------------------------------------------------------
[sendmail]
; Empfängeradresse
[email protected]
; EmpfängerName (optional)
toname=Vorname1 Nachname1
; Absenderadresse
[email protected]
; Absendername (optional)
fromname=Vorname2 Nachname2
; Betreff (optional)
subject=Hier steht, worum es geht
; HTML-Format gewünscht? 0=Nein, 1=Ja (optional)
html=0
; Email-Inhalt (optional), 1. Möglichkeit: Angabe direkt in der ; Parameterdatei, evtl. Zeilenumbrüche bitte mit n angeben.
bodytext=Dies ist die erste Zeilendies die 2. Zeilenund hier die letzte.
; Email-Inhalt (optional), 2. Möglichkeit: Verweis auf eine Datei,
; die den eigentlichen Emailtext enthält.
bodyfile=c:pfad3nachricht.txt
; Dateianhänge (optional), mehrere Dateinamen durch ";" trennen:
append=c:pfad4datei7.dat;c:pfad5datei8.dat;c:pfad6datei9.dat
Anwendungsbeispiel: Emailversand aus Excel heraus
Um zum Beispiel auf Knopfdruck eine Email an eine Adresse aus einer Zelle in einem Excel-Blatt zu senden, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie den VBA-Editor , legen Sie ein neues Modul an und geben Sie nachfolgenden Text ein - Pfade bitte entsprechend anpassen:
Sub MakroSendMail()
  ' Email an Adresse aus ActiveCell.Value senden:
  ' 1.) Parameterdatei erstellen
  Open "c:pfad1parameter.ini" For Output As #1
  Print #1, "[sendmail]" 'Parameterkopf
  Print #1, "[email protected]" 'Absender
  Print #1, "to=" & ActiveCell.Value 'Empfänger aus Excel-Sheet
  Print #1, "subject=Wichtiger Hinweis" 'Betreff
  Print #1, "html=0" 'Format Text oder HTML
  Print #1, "bodyfile=c:pfademailbody.txt" 'Datei mit Emailtext
  Close #1
  ' 2.) Email mit Easy-Mailing versenden
  Shell "c:pfad2easy-mailing.exe sendmail c:pfad1parameter.ini "
End Sub
Speichern Sie das Makro, schließen Sie den VBA-Editor und geben Sie dem neuen Makro ein Tastenkürzel (ALTF8, Makro wählen, ALTO), zum Beispiel STRGE- fertig. Wenn Sie jetzt in Excel ein Feld mit einer Emailadresse anklicken und dann STRGE drücken, wird an diese Adresse automatisch eine E-Mail geschickt.
Update-Geschichte
Das jeweils neueste Update enthält alle Änderungen der vorangegangenen Versionen. Es genügt also, nur die jeweils neueste Fassung zu installieren, um auf dem aktuellsten Stand zu sein.
  • Update auf 4.4: Bugfix für das Problem "Der Verzeichnisname ist ungültig".
  • Update auf 4.3: Verbesserung der Funktionen für verschlüsselten Emailversand über SSL und TLS (Insbesondere beim Versand über Strato, GMX und Web.de).
  • Update auf 4.2: Bugfix (Fehlendes Modul) für den Einsatz unter Windows 7 und 8.
  • Update auf 4.1: Bugfix
  • Update auf 4.0: Funktionserweiterung für verschlüsselten Emailversand (Secure-Mail, SSL, TLS, etc.) sowie entsprechend erweiterte Anleitung.
  • Update auf 3.6: Verbessertes Handling bei fehlerhaft formatierten Adresslisten.
  • Update auf 3.5: Bugfix
  • Update auf 3.4: Funktions-Update: Verfeinerung der Versand- und Simulationsprotokolle, Erweiterung der Blacklist-Funktion, Bugfix bzgl. count und index.
  • Update auf 3.3: Entwicklerzwischenversion.
  • Update auf 3.2: Funktions-Update: Der Versand kann nun simuliert werden und das Ergebnis über dedizierte Simulationsprotokolle eingesehen werden, Adresslisten können nun gegen eine Blacklist und auch bereits erfolgreich angeschriebene Adressen aus dem Protokoll abgeglichen werden, erweiterte Anleitung.
  • Update auf 3.1: Funktions-Update: Vereinfachter Ladevorgang für Profile, Datenplatzhalter über Kontextmenü erreichbar, erweiterte Anleitung.
  • Update auf 3.0: Umfangreiches Funktions-Update: Völlig neues Interface, Verwaltung mehrerer Newsletter-Profile, Individuell anpassbare Mailings auf Basis aller in Ihrer Adresstabelle verfügbaren Daten (Emailadresse, Vorname, Nachname, Ort, usw.), stark überarbeitete und erweiterte Anleitung.
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